В каких случаях необходим акт приёма-передачи ключей
Передача ключей — обязательная часть процедуры перехода любой жилой или коммерческой недвижимости в фактическое пользование или владение. Этот процесс сопровождают заключением акта, чтобы точно зафиксировать момент предоставления доступа в помещение.
Акт заключают, если:
- жильё переходит другой стороне в результате заключения договора купли-продажи, доверительного управления, обмена, аренды, дарения;
- ключи от офиса, склада, магазина, пункта выдачи товаров передают от одного ответственного сотрудника другому.
Если акт приёма-передачи ключей составляют одновременно с переходом прав собственности или владения, он служит приложением к сделке-основанию и без неё считается недействительным. Такой документ чаще всего создают при покупке, аренде, передаче в управление квартиры, частного дома, коммерческой недвижимости.
Сделки, связанные с переходом прав собственности или владения, могут сопровождаться другими документами: актами приёма-передачи квартиры, нежилого помещения в аренду и прочими бумагами. В таких случаях акт на передачу ключей не составляют.
Самостоятельным документом акт является только при передаче ключей от одного сотрудника компании к другому: в процессе приёмки склада или кабинета материально-ответственным лицом. В таких ситуациях он является обязательным документом.
Подписав акт, принимающая ключи сторона начинает нести ответственность за помещение, к которому получен доступ, и находящиеся в нём ценности. Если объекту недвижимости или тому, что в нём находится, будет причинён ущерб, с ответственного лица могут взыскать компенсацию.
Составление документа помогает избежать возможных споров и разногласий в будущем, так как акт является официальным подтверждением передачи и получения ключей. Он может быть использован в судебном порядке для защиты прав сторон.
Кто должен готовить акт приёма-передачи ключей
Обычно акт составляет тот, кто отдаёт ключи. При передаче ключей внутри организации этой деятельностью может заниматься юрист компании, должностное лицо, отвечающее за работу с кадрами, или заместитель руководителя. В любом случае акт должен быть заверен подписями обеих сторон.
Содержание и порядок составления акта
Акт — официальный документ, который пишется в свободной форме. Он содержит следующие сведения:
- дата и место передачи ключей от помещения;
- обозначение сторон соглашения (Ф.И.О. физ. лица или наименование организации);
- количество переданных экземпляров ключей;
- адрес расположения помещения, его площадь;
- количество экземпляров акта;
- подписи сторон соглашения.
Помимо этого в документе можно прописать ответственность сторон за несоблюдение сроков передачи ключей. Это может быть выплата неустойки или штрафа за каждые сутки просрочки, возмещение другой стороне фактически причинённого ущерба.
Если акт является приложением к другому документу, в нём указывают реквизиты последнего. Например: «Ключи передаются в целях исполнения договора аренды № 134-87 от 12.07.2024».
Подписывать акт приёма-передачи ключей может сам участник сделки или его представитель. Во втором случае должна быть оформлена доверенность, реквизиты которой указывают в акте.
Если в процедуре передачи ключей принимают участие свидетели, то их данные следует внести в документ. В акте нужно указать их фамилии, имена, отчества, паспортные данные, места регистрации. Свидетели должны удостоверить бумагу своими подписями.
.jpg)
При приёме-передаче ключей от помещения, в котором находится ценное имущество, в акте нужно указать перечень таких ценностей. Это будет означать, что принимающая сторона приняла не только помещение, но и находящееся в нём имущество.
При желании в документе можно указать любую другую информацию, которую стороны сочтут важной: описание ключей, их состояние, принадлежность к тем или иным помещениям.
Акт может быть составлен на простом листе бумаги любого формата (чаще всего используют А4) или на фирменном бланке предприятия с обозначением торгового знака и реквизитов. Его можно написать от руки или набрать на компьютере — эти факторы не влияют на законность документа.
Акт создают всегда минимум в двух экземплярах. Один из них остаётся у человека, ранее отвечавшего за сохранность ключей, второй отдают новому ответственному лицу. При наличии свидетелей им также следует выдать копию бумаги.
Сколько времени нужно хранить акт
Закон не устанавливает специальных сроков хранения актов приёма-передачи ключей. Обычно используется следующая практика:
- если акт является неотъемлемой частью договора, его хранят столько же, сколько и основной документ;
- самостоятельный документ (без наличия сделки-основания) стоит хранить до тех пор, пока ключи не вернут обратно или не передадут их другому ответственному лицу.
Длительность хранения собственной документации организаций определяют внутренние нормативы компании. В среднем такие документы хранят на протяжении 5 лет, а при возникновении споров — до разрешения конфликта.
Акты и другие внутренние документы хранятся в организации: в специальных шкафах или на стеллажах, установленных в бухгалтерии. По окончании отведённого срока хранения их утилизируют.
Фото: freepik.com
